www.club35.be

Club 35: een onthaal netwerk voor jonge ambtenaren

Toen ik op 29 mei 2012 mee de kick-off mocht doen voor Indigo 2012 en het daar over innovatie en Club35 mocht hebben, voelde ik mij wel wat vereerd. Ik mocht er praten over één van mijn passies, één van de zaken waar ik – samen met nog wat andere jonge enthousiastelingen – enorm in geloof, namelijk Club 35. Maar de link met innovatie is voor ons – binnen dat netwerk – niet altijd evident geweest.

Maar… What the hell is “Club35”?

Laat mij beginnen met te zeggen wat we niet zijn… We zijn niet de exotische nachtclub  met dezelfde naam uit Spanje.  Evenmin zijn we een hobby-clubje met 35 leden.

Club35  kwam in ruim één jaar geleden tot stand als een multi-level, Belgisch netwerk van jonge ambtenaren. Multilevel omdat er zowel Vlaamse, Waalse, Federale, lokale als Europese ambtenaren in verenigd zijn. Belgisch omdat we ons beperken tot ons eigen Belgenlandje. We kwamen tot stand in de schoot van HR Excellence Public Sector, die sterk verbonden is met het HRM-tijschrift Peoplesphere, officieel onze “sponsor”.

Ik maak zelf deel uit van het kernteam van 6 jonge ambtenaren die – wanneer nodig – de lead innemen in het netwerk, maar ook tussen de verschillende leden van het netwerk is er veel interactie. Het netwerk is zowel online (in een Yammer-community) als offline (fysieke bijeenkomsten van leden; Twunches; ShaShaSha-evenementen, …) georganiseerd. Het aantal leden is intussen opgelopen tot bijna 500 jonge ambtenaren uit 100 organisaties. Deze leden zijn er als individu aangemeld maar geven bij aanmelding wel aan in welke organisatie ze werken – zodat er ook altijd duidelijk is vanuit welke achtergrond iets verteld wordt.

Waarom 35?

Waar ik ook ga spreken (op congressen, seminaries, vergaderingen of luchdates – ik vermeld Club35 altijd), de meeste reactie komt altijd op de leeftijdsgrens die op 35jaar is gezet. Deze grens wordt uiteraard niet “absoluut” gehanteerd (en je “vliegt” er heus niet uit als je 35^ste levensjaar voorbij is) maar is een indicatie van de doelgroep waarop we ons richten. De reden daarvoor ligt in vaststellingen bij wetenschappelijk onderzoek… Eens de 35jaar voorbij, verlaten medewerkers minder snel de overheid. We moeten dus vooral investeren in jonge ambtenaren, om die te ondersteunen en een klankbord, uitwisselingsmogelijkheid, kennisdeling te geven. Want die ambtenaren komen bij de overheid werken met een bepaald verwachtingspatroon, met een bepaalde visie en komen dan vaak in een realiteit terecht die daar niet mee overeen stemt. Het is dan fijn te weten waar je terecht kan met je bedenkingen, vragen, verzuchtingen.

En als je jonge ambtenaren een veilige omgeving wil bieden waarin ze zichzelf kunnen zijn, bedenkingen kunnen maken, vrijuit kunnen spreken – dan is het belangrijk om die veilige omgeving af te schermen van hun directe leidinggevende. Niet dat daar nu zoveel staatsgeheimen verteld worden, maar we moeten erkennen dat het heel anders is om over de structuur of zelfs cultuur van je organisatie te spreken, als je weet dat je leidinggevende over je schouder meeleest – dan wanneer dat niet het geval is.

Eigenlijk zijn we er stuk voor stuk van overtuigd dat de sociale cohesie die met het netwerk voor de beginnende ambtenaar wordt versterkt, er mee zal voor zorgen dat dit de gedrevenheid van die jonge ambtenaren zal versterken / doen blijven. Dit kan er dan weer voor zorgen dat de leden van het netwerk minder snel de overheid zullen verlaten. Want recente onderzoeken tonen aan dat vooral gedreven (en niet enkel “tevreden”) medewerkers beter werken.

Innovatief netwerk?

Het netwerk ontstond met één duidelijk doel voor ogen: jonge ambtenaren de kans geven om elkaar te leren kennen, zodat ze kennis, ervaringen… konden uitwisselen, samen problemen waarmee ze geconfronteerd worden oplossen, zich beter in hun organisatie zouden kunnen voelen, hun gedrevenheid behouden en… minder snel de overheid verlaten.

Initieel had Club35 dan ook veel weg van een “zelfhulpgroep” – waar kennis delen en netwerk opbouwen centraal staan. Dat heb je immers als beginnende ambtenaar per definitie nog niet voldoende in de vingers – omdat je gewoon de ervaring nog mankeert. We hebben nooit de pretentie gehad om te beweren dat we – net omdat we jong zijn – het alleenrecht op innovatie zouden hebben. Integendeel. Maar door zoveel jonge mensen samen te laten brainstormen, nadenken, bijdragen over hun eigen overheid – stelden we vast dat er regelmatig innovatieve ideeën naar boven kwamen. Het was dus initieel niet de bedoeling dat we ons zouden focussen op innovatie, maar gaandeweg bleek dat wel één van de zaken waar we wel goed in waren. Gewoon omdat we onze kennis open, authentiek, eerlijk samen legden. Leuk om zien.

Toch stelden we eind 2011 vast dat die doelstelling dreigde af te glijden naar het louter en alleen zijn van een “innovatief netwerk” en dat er mensen begonnen af te haken daarop. Daarom hebben we begin 2012 een brainstromsessie georganiseerd – voor alle leden die konden en wilden meedenken, los van enkel de kern – waarbij we de doelstelling van het netwerk opnieuw zuiver hebben geformuleerd, maar ook een jaardoelstelling voor Club35 opstelden en een strategie uitdokterden hoe we daar zouden geraken. Daarop werd herbevestigd dat we vooral een onthaalnetwerk wilden zijn maar dat we innovatie evenmin zouden schuwen. Het is alleen niet onze hoofddoelstelling. En dat helder krijgen, bleek belangrijk voor veel van onze leden.

Naast online ook offline meetings

Zoals reeds gezegd is het netwerk initieel van start gegaan met een Yammer-community. Die kende een heel felle groei. Wat klein begon als een “organisch” netwerk, groeide via mond-aan-mond-reclame en grondig gebruik van de sociale media (het Yammer-netwerk zelf maar vooral ook Twitter, Facebook en Linked in) uit tot in (juni 2012) ruim 500 leden uit ruim 90 organisaties.

Initieel was het eigenlijk ook niet de bedoeling om een echte “leiding” in het netwerk te steken, maar dat bleek onthoudbaar, waarna het (ad hoc) Kernteam geboren. Dit kernteam bestaat uit 6 jonge ambtenaren (twee Franstaligen, vier Nederlandstaligen) en twee mensen in de “meter-peter-rol”, nl  Laurence Vanhée (FOD Sociale zekerheid) en Jean-Paul Ehrard (Peoplesphere).

Eerlijkheidshalve zeg ik erbij dat het netwerk wel aan reorganisatie toe blijkt – de grootte van het netwerk vergt wat formelere structuren – vooral ook om de cultuur van openheid en transparantie – die we veelal prediken –zelf toe te gaan passen.

Samen willen de leden van het netwerk aan mee de basis leggen voor grondige veranderingen bij de overheid.  De wereld en ook de veranderingen van die wereld tegenover de publieke sector zijn de laatste jaren immers grondig veranderd. Een overheid moet evolueren naar een “open, authentiek en transparant” geheel – waarbij de klant centraal staat en niet langer de organisatiestructuur. Een bereikbare overheid die ook anders met zijn eigen werknemers omgaat en open staat voor de conversatie – intern en extern. En die het gebruik van de sociale media, als instrument om die doelstelling te bereiken, niet schuwt.

Evident zal het niet zijn, want het draait natuurlijk ook om doorbreken van traditionele, hiërarchische machtstructuren en ook om gewoontes en op til zijnde veranderingen. Maar we geloven heel sterk dat we daar wel in zullen slagen. Al moet de boodschap daarvoor uiteraard door zoveel mogelijk mensen gedragen worden.

Om ook de Club35 leden de kans te geven intern over hun netwerk te spreken maakten we een powerpoint-presentatie die op SlideShare staat (iedereen kan die dus bekijken, downloaden, gebruiken). Daarnaast ontstond een visietekst (in Nederlands en Frans) die op de Yammer staat en voor de leden vrij te gebruiken is. Die visietekst is trouwens zelf in co-creatie geschreven op Yammer, iedereen kon erbij schrijven, zaken wijzigen, … en werd afgeklopt in juni 2011. Het blijft uiteraard “work in progress” – echt “af” is die zeker nog niet.

Gaandeweg ontstond de nood om niet alleen gebruik te maken van het online netwerk maar ook fysieke bijeenkomsten te organiseren en elkaar “in real life” te ontmoeten. Meestal doen we dat nu met een “twunch” (twitter lunch) –voorafgegaan door een inhoudelijk discussie/brainstorm-moment. Eén van de doelstellingen voor 2012 is immers dat we Club35 meer op de kaart willen zetten (iedereen ambassadeur) en onze leden daarbij ondersteunen.

We willen immers zoveel mogelijk jonge ambtenaren bereiken, ondersteunen, …  om net die vroege personeels-uitval te vermijden. De grootte van het netwerk is geen doel op zich maar een middel om ertoe te komen dat we minder goede, competente medewerkers verliezen bij de overheid. Wij zijn ervan overtuigd dat de burger / klant centraal zetten – om hem / haar de dienstverlening te geven die hij/zij verdient – de enige reden is waarom wij als overheid bestaan.

Breek uit jezelf

We zijn ons bij Club35 absoluut bewust dat we deze verandering en “nieuwe overheid” niet zullen kunnen maken door enkel in ons eigen clubje hierover te pallaveren. Het vergt immers een grondige herziening van de mindset, manier van denken en doen van heel “public servans” (want zo noemen wij de ambtenaren graag).

We kunnen dus zeker niet enkel “onder ons” (jonge ambtenaren) blijven.  We zullen moeten investeren in het netwerken tussen de netwerken. Gelijkgestemde zielen zoeken om deze positieve beweging in te zetten. En die gelijkgestemde zielen zijn er. Steeds meer en meer. Ook binnen de Vlaamse overheid zijn steeds meer sleutelfiguren mee in de logica van de overheid van de toekomst. Dat bleek recent nog toen het CAG – het College van administrateurs-generaal (het hoogste strategisch beleidsniveau van de Vlaamse administratie) een tekst goedkeurde rond de innovatieve arbeidsorganisatie. Eén van de trekkers daarvan is iemand uit Club35 – gesteund één van onze virtuele “peters” – mentors.

We beseffen dan ook heel goed dat het cruciaal zal zijn in de komende tijd dat onze leden ook in hun werkomgeving en andere netwerken over Club35 gaan praten. In dezelfde mate zal het ook omgekeerd, cruciaal zijn dat ideeën van buiten Club35, in het netwerk worden gebracht.

Momenteel zijn er al connecties met verschillende online en offline – netwerken (Edushock, LinkedIn – groep van Innovatieve Bende, Jef Staes zijn EOI Academy, Springuitdeband, Movi, …), trendsetters (Jef Staes, Steven Van Belleghem, Steven De Smet, Peter Hinssen, Frank Van Massenhove, …) en verschillende jongerenafdelingen van alle democratische politieke partijen – zonder echter onze neutraliteit op te geven. Club35 wil namelijk als drukkingsgroep optreden – en niet in een keurslijf geduwd worden. Onze blik open houden doen we oa ook door het jaarlijks organiseren van één HRM-geïnspireerde dag. Op die dag staat het netwerken over de grenzen van de leeftijd heen centraal – door middel van onze ShaShaSha: “Shake the minds, Share ideas, Shape the future”. Op de ShaShaSha2011 kwamen alleszins héél veel +35jarigen af, die dan weer kruisbestuiving met andere inzichten realiseerden.

In elk geval belooft het een heel boeiende tijd te worden voor de publieke sector – ongeacht de leeftijdsgrens. Want de omwenteling zit eraan te komen. We zullen ze duidelijk samen moeten opnemen. Doorheen de grenzen van de afdelingen, overheden en uiteraard ook leeftijden heen. Want zoals Charles Darwin lang gelden al zei “It is not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent…But rather the one most adaptable to CHANGE “

 – deze post werd ook gepubliceerd op de website van www.indigo2012.be